Zinvol, snel en eenvoudig prioriteren op een Agile manier

Ook binnen het testen moet je soms prioriteren. Welke testverbeteringen voeren we het eerst door? Wat voegen we het eerst aan een automatische test toe? Welk testdocument werken we het eerste bij? En Agile zou inhouden dat je dit niet in je eentje doet. De praktijk houdt in dat je juist alleen het prioriteren snel kan laten verlopen en je je einddoel beter kan bewaken. Maar er is een tussenweg.

Het probleem van prioriteren is, dat iedereen andere zaken belangrijk vindt. En dan bedoel ik niet de te prioriteren zaken, maar de zaken waar je de prioritering op baseert. Zaken als: hoe vaak, hoe belangrijk, hoe risicovol. "Dit gaat vaak gebeuren" wordt naar beneden gehaald met "Maar er is nauwelijks risico". En "Dit niet belangrijk" wordt tegengesproken met "Maar we doen het wel veel". En zo ontstaat een discussie. Het probleem is, dat je eigenlijk meerdere zaken tegelijk bediscussieerd. Niet alleen hoe vaak en hoe belangrijk en hoe risicovol iets is, maar ook hoe deze zich tot elkaar verhouden. De truck: maak er meerdere kortere discussies van.

Elk van de onderstaande stappen kan op twee manieren worden aangepakt. Er kan van tevoren een voorstel worden gedaan, waar de betrokkenen op kunnen reageren. Maar de stap kan ook gezet worden zonder voorstel. Dit laatste is beter voor het draagvlak, maar mijn ervaring is, dat sturing door een voorstel zeker niet standaard verkeerd is. Er is vaak een einddoel wat je wil bereiken. En een vorm van sturing door een voorstel, kan daar een middel voor zijn. Deze keuze is sterk afhankelijk van de eisen, die je zelf (of je bedrijf/manager) stelt aan de uitkomst. Hoe minder eisen, hoe vrijer je een meeting kan inrichten.

Stap 1 Bepaal de te prioriteren items

Bepaal de items, die je wil prioriteren. Let er hierbij wel op dat je niet alvast met prioriteren begint. Dus geen discussies over "Is dit wel belangrijk?" of soortgelijke discussies. Die komen later.

Stap 2 Bepaal de weegfactoren
Bepaal op welke factoren je wil prioriteren. Vaak zullen dit varianten zijn op "Hoe vaak", "Hoe belangrijk" en "Hoe risicovol". Maar dan wel wat beter uitgewerkt. Bijvoorbeeld "Hoe vaak gaan we dit gebruiken?", "Hoe risicovol is dit voor de organisatie?", "Hoe belangrijk is dit voor de kwaliteit van ons product?".

Stap 3 Bepaal de weegverhouding
Als je de weegfactoren hebt bepaalt, bepaal je de weegverhouding. Hoe verhouden de weegfactoren zich tot elkaar? Bij drie weegfactoren kan dit 1:1:1 zijn, maar het kan ook juist 5:2:1 zijn. Om alvast iets vooruit te lopen: de waarde die een item op de lijst bij het prioriteren krijgt, wordt vermenigvuldigd met de verhoudingswaarde. En uiteindelijk vormen de totalen van de "waarde x verhouding" berekening de eindwaarde, op basis waarvan de uiteindelijke prioritering bepaalt wordt.

Stap 4 Bepaal de weegwaarde
Je kan prioriteren per groep waarbij bijvoorbeeld "5" het zwaarste is en "1" het lichtste. Je kan ook de hele lijst prioriteren, waarbij de weegwaarde de positie op de lijst is. Dit hangt sterk af van hoe eenvoudig het prioriteren is. In groepen is eenvoudiger, maar het risico is groter op een "Gelijk spel". Helemaal prioriteren is moeilijker, maar de eindprioritering zal vaak eenvoudiger zijn. Meestal zal prioriteren in groepen voldoende zijn. Het gaat vaak niet om een uitkomst, die 100% geprioriteerd is, maar meer om het proces, dat zorgt voor meer draagvlak en meer controle door een groep als geheel.

Stap 5 Prioriteer de items per weegfactor
Na alle voorgaande stappen kan het echte prioriteren starten. De items kunne nu volgens de bepaalde weegwaardes per bepaalde weegfactor ingedeeld worden. Vervolgens kan de totale waarde berekend worden. Zoals al eerder beschreven, krijg een item per weegfactor een waarde "waarde x verhouding". Vervolgens worden de waardes per weegfactor bij elkaar opgeteld en deze lijst levert een totale lijst op.

Waarom niet in 1 stap?
Een fout, die veel mensen maken, is dat 1 stap "Een meeting organiseren voor prioriteren" vaak minder werk lijkt dan 5 stappen. Maar het is makkelijker om een groep op 1 onderwerp op 1 lijn te krijgen, dan op vele onderwerpen. Uiteindelijk bespaar je juist tijd, door eerder overeenkomst te hebben. Daarnaast kan je bepaalde onderwerpen in kleinere groepen bespreken, waardoor je elke stap kan nemen met personen, die echt input kunnen en willen leveren. Dit levert niet alleen snellere meetings op, maar ook minder tegenzin tijdens de meeting van de deelnemers. Omdat het een onderwerp is, waar ze over mee kunnen en willen praten, zijn ze automatisch gemotiveerder.

Probeer het eens uit. Speel ermee. En als je wil, bedenk je eigen variant. Het belangrijkste is: "1 onderwerp tegelijkertijd".